Aus dem Sinn, nicht aus den Augen
Aufgrund einer Vielzahl an Projekten und ständig neuen Ideen, führe ich schon seit Jahren to-do-Listen. Angefangen hat es mit kurzen Stichpunktzetteln. Mittlerweile ist die Organisation von Aufgaben und Ideen komplexer geworden und erfordert den Einsatz von Software. Gerade die Aufgaben, die nicht sofort wichtig und dringend sind, kann ich hier archivieren und damit aus meinem Kopf bekommen, ohne Angst haben zu müssen, sie gehen irgendwann verloren.
Mit der Arbeit im Team kam die Notwendigkeit, Aufgaben jeglicher Art zu teilen, verteilen und zu koordinieren. So habe ich mich schließlich auf die Suche nach einem Tool gemacht, das diese Aufgaben erfüllt und das gleichzeitig einen schnellen Einstieg und leichte Bedienbarkeit mitbringt.
Mittlerweile habe ich die beiden Tools Redmine und freedcamp länger ausprobiert und möchte nun meine Erfahrung mit diesen in einem kurzen Vergleich darstellen.
Redmine – typisch Rails
Bei der Entwicklung von Webprojekten im Team ist ein Bug-Tracking-System unerlässlich. Je nach Anforderung, können Fehler von Mitarbeitern und Nutzern gemeldet werden, um sie anschließend zu diskutieren, dokumentieren oder natürlich zu beheben. Über einen kurzen Ausflug zu Mantis bin ich schließlich zu Redmine gekommen.
Im Gegensatz zu vielen anderen kostenlosen Tools, besitzt Redmine ein einfaches, aber doch schickes Interface. Nichts erscheint zu viel, nichts fehlt. Schnell stellten wir fest, dass das Ticket-System leicht zur Aufgabenverwaltung genutzt werden kann. Diese können u.a. an Mitarbeiter verteilt, terminiert und in Projekten angeordnet werden. Den Projekten können einzelne Wikis und Foren zugeordnet werden, die eine Diskussion erleichtern bzw. Ergebnisse festhalten. So hat sich bei uns über die Zeit ein wichtiger Fundus an Wissen angesammelt, der dank Suchfunktion immer wieder zu Rate gezogen werden kann.
Redmine steht jedem kostenlos zur Installation auf einem eigenen Server zur Verfügung. Aber: Redmine wurde in Ruby on Rails programmiert und läuft damit nicht auf jedem Shared Hosting. Wir hatten das Glück, dass unser Hosting-Anbieter uns aus Kulanz eine Installation eingerichtet hat. Ansonsten wäre dies für uns ein K.O.-Kriterieum bei der Auswahl einer Projektmanagementsoftware gewesen.
Mittlerweile habe ich einen sogenannten Stack der Firma Bitnami entdeckt, der es ermöglicht, Redmine samt der notwendigen Infrastruktur sogar auf dem Desktop Rechner unter Windows zu installieren. Der Vorteil: es ist kein Webzugang erforderlich. Nachteil: Andere können nicht darauf zugreifen und es kollidiert mit meinem lokalen Server.
Auf der anderen Seite bringt Redmine die Intelligenz mit, die man von Rails-Anwendungen kennt. So tippt man z.B. die ID einer Aufgabe in das Suchfeld ein und erreicht sie damit direkt, ohne umständlich in den Projekten zu suchen oder sich die Titel zu merken. Auf meinen kurzfristigen Aufgabenlisten habe ich mir daher nur die IDs der Redmine-Aufgaben notiert, falls ich diese benötigte.
Projektplanung mit Gantt-Diagramm
Nachdem ich einige Offline-Anwendungen zur Projekt- und Aufgabenplanung getestet habe, wollte ich ein Feature nicht mehr missen: Gantt-Diagramme. Das sind Übersichten von Aufgaben, die nach ihrer zeitlichen Einordnung und Abhängigkeit zu anderen Aufgaben grafisch dargestellt werden. Solange ich konsequent Termine für die Erledigung von Aufgaben setze, kann ich damit eine Liste an Aufgaben durchscrollen und sehe anhand einer Markierung schnell, was aktuell zu erledigen ist. Das nenne ich Usability. Wer bei Redmine nur die Funktion der Aufgabenplanung nutzt, braucht keine andere Übersicht um festzustellen, was die Aufgaben der aktuellen Woche sind. Der Screenshot sollte das gesagte noch besser erklären können.
Freedcamp – konsequent online
Im Gegensatz zu Redmine wird Freedcamp als Software-as-a-Service angeboten, steht also nur als Webzugang und nicht zur Installation auf dem eigenen Server zur Verfügung. Dieser Dienst wurde mir mal von einem externen Mitarbeiter empfohlen und von mir seit ca. einem halben Jahr regelmäßig genutzt.
Freedcamp ist von vornherein für die gemeinsame Planung von Projekten und Aufgaben optimiert. Ehrlich gesagt, bin ich noch nicht über das einfache Anlegen von Projekten, Aufgaben und Deadlines hinaus. Features wie Meilensteine und Diskussionen kann ich mir aber als guten Mehrwert vorstellen. Demnächst möchte ich diese Features mal zusammen mit einem Kunden bei der Entwicklung eines Webshops nutzen und damit meinen E-Mail-Verkehr sowie meine Nerven entlasten, weil Absprachen dann zentral verwaltet werden.
Ein Nachteil für größere Projekt sehe ich in dem fehlenden Wiki. Auch ein Gantt-Diagramm ist nicht vorhanden. Ich wollte das Tool auch schon wegen eines fehlenden Features zur Anzeige aller aktuellen Aufgaben verfluchen, fand dann aber eine Möglichkeit, einen solchen Bericht manuell anzulegen. Hier hätte ein vorgefertigtes Template sicher geholfen. Individuelle Berichte und verschiedene (kostenpflichtige) Module sind aber sicher ein Pluspunkt auf Seiten von freedcamp.
Etwas irritierend finde ich, dass eine Aufgabe zwar als erledigt markiert werden kann, aber weiterhin in der Übersicht der aktuellen Aufgaben auftaucht. Generell ist die Bedienungs-Logik etwas eigen, was sicherlich daran liegt, dass freedcamp nicht wie Redmine von einer Community entwickelt wird, die das Tool gleichzeitig selbst nutzt.
Aufgabenliste vs. Projektmanagement
Ich möchte weder Redmine noch Freedcamp für meine Aufgabenplanung missen. Dabei haben beide Anwendungen für verschiedene Schwerpunkte ihre Daseinsberechtigung. Redmine eignet sich hervorragend, wenn Beziehungen zwischen Aufgaben bestehen, eine umfangreiche Dokumentation notwendig ist oder um Projekte umfassend zu planen.
Freedcamp hat sich hingegen als Ablage für kurz- und mittelfristige Aufgaben etabliert. Es darf jedoch nicht zu viel werden, weil dann die Übersicht leidet. Außerdem muss ich mich nicht um die Infrastruktur kümmen und kann es schnell in neue Projekte einbauen.
Wie setzt ihr Freedcamp oder Redmine ein? Welche Tools habt ihr sonst noch getestet? Könnt ihr mir vielleicht etwas empfehlen?