Das neue Arbeiten, Kaizen und GTD

Schneller, effizienter, flexibler und vor allem digitaler – wer ein Auge auf die Entwicklungen in der Arbeitswelt hat, wird feststellen, dass sich die Art zu arbeiten immer mehr verändert. Gerade bei kleinen internetaffinen Unternehmen, kann man diesen Wandel gut beobachten. In ihrem Gastbeitrag beschreibt Eva Mattern von Springest.de, wie das Unternehmen aus Amsterdam unterschiedliche moderne Arbeitsformen einsetzt.

Ich habe vor ungefähr 1,5 Jahren bei Springest als Redakteurin, im Online Marketing und Support angefangen und ich war überrascht von der Art und Weise, wie hier gearbeitet wird: Das Motto von Springest ist Kaizen – Veränderung zum Besseren. Es wird außerdem mit GTD und Holocracy gearbeitet, und auch die Mentalität des neuen Arbeitens trifft voll und ganz auf Springest zu.

Kaizen – Veränderung zum Besseren

Kaizen ist das Arbeitsmotto von Springest. Die Arbeitsmentalität kommt aus Japan und beschreibt “Veränderung zum Besseren”. Praktisch sieht das so aus, dass Prozesse ständig optimiert werden; man ist also ständig mit Veränderung konfrontiert. Zugegebenermaßen fand ich es anfangs nicht einfach mit so einer Mentalität konfrontiert zu werden, ich war es gewohnt bei größeren traditionellen Unternehmen zu arbeiten, bei denen Veränderungen oder Verbesserungsvorschläge nicht so einfach umgesetzt worden konnten. Bei Springest dagegen, wird man angehalten ständig über Arbeitsabläufe und Prozesse nachzudenken und Verbesserungsvorschläge zu machen: mit handfesten Beweisen, wie Data oder konkreten Beispielen. Wenn genug Mitarbeiter die Meinung teilen, wird der Vorschlag dann umgesetzt. Das bedeutet aber nicht, dass alles dann so bleibt: Sollte die Neuerung nicht funktionieren, kann sie auch schnell wieder abgesetzt werden.

An diese Art und Weise zu arbeiten, muss man sich erst gewöhnen. Ständig ist man mit Neuerungen konfrontiert, was interessant sein kann und hilft nicht in eine Routine zu verfallen, aber auch anstrengend ist. Anderseits hilft es auch beim kreativen und strategischen Denken: wir arbeiten auf ein Ziel hin und versuchen so effektiv und schnell wie möglich dorthin zu kommen.

Das “Neue Arbeiten”

Mit der Digitalisierung und mit Prozessen, die zunehmend im Internet stattfinden, verändert sich die Art und Weise, wie wir arbeiten. Der Begriff das “Neue Arbeiten” bezeichnet genau diese aufkommende Arbeitskultur, in der Menschen mit Hilfe von digitaler Technologie flexibler, schneller und vor allem produktiver arbeiten können. Neues Arbeiten ist vor allem ergebnisorientiert. Vorgestellt wurde der Begriff 2010 auf der CeBIT von Microsoft.

Auch bei Springest läuft alles digital ab. Wir arbeiten mit Google Drive, dem Projektmanagement Tool Asana und sind ständig durch Google Chat, dem betriebsinternen Facebook Convo und dem Gruppenchat Campfire verbunden. Das macht die Kommunikation sehr viel einfacher – bei Fragen oder Problemen gibt es zahlreiche Kanäle in denen man schnell und unkompliziert Antworten und Hilfe bekommen kann, was bei einem online Startup, dass wie Springest sehr viele Developer hat, gerade für die nicht technischen Mitarbeiter sehr praktisch ist.

Asana verwenden wir um Projekte zu managen und mit anderen Mitarbeitern zu teilen. Das macht es Mitarbeitern die außerhalb Amsterdam wohnen möglich, ein oder zwei Tage die Woche von zu Hause aus zu arbeiten. Das Arbeiten wird so zeit- und ortsabhängig. Das ist zwar praktisch, aber auch gewöhnungsbedürftig: Wer seine Arbeit jeden Tag mit nach Hause nimmt, muss gezielt lernen abzuschalten und nicht ständig “mal kurz nach meinen E-Mails” zu schauen.

Aber genau das macht das Neue Arbeiten effizient – Aufgaben und Projekte können flexibel und unabhängig von Zeit und Ort bearbeitet werden. Bei dem Neuen Arbeiten geht es so nicht mehr um den Prozess, sondern mehr um die Ergebnisse.

Diese Art zu arbeiten erfordert aber auch ein Umdenken von Seiten der Mitarbeiter. Mitarbeiter, die ihre Zeit von nine-to-five absitzen, gibt es im Neuen Arbeiten nicht mehr. Jeder muss dementsprechend mehr Verantwortung für das Managen seiner Projekte übernehmen. Diese Entwicklung gibt der persönlichen Leistung und dem Mensch im Prozess einen höheren Stellenwert. Bei Springest ist das auch so. Da wir eine Weiterbildungsseite sind, haben wir auch einen großen Fokus auf die eigene Weiterbildung. Jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Weiterbildungsbudget. Aber noch wichtiger ist die Einstellung zur persönlichen Entwicklung. Falls jemand etwas lernen möchte, wird bei Springest immer Zeit dafür eingeräumt. Kollegen geben regelmäßig “Kurse”, seien es Sprachkurse, Lerngruppen oder technisches Wissen, wie HTML, MySQL oder Ruby Unterricht.

GTD & Holocrazy

Gerade mit so vielen Einflüssen, wie Kaizen und dem ständigen Verbundensein kann es schwierig werden, sich auf Projekte und die eigene Arbeit zu konzentrieren. Gerade deswegen haben wir bei Springest GTD- getting things done, die Selbstmanagement Methode von David Allen eingeführt. Grundlage davon ist, dass alle To-do’s in einem System gesammelt werden, so dass sie nicht verloren gehen. Aus diesem System heraus können diese To-do’s dann bearbeitet werden. Bei Springest verwenden wir Asana dafür. Unser Asana System beruht auf Holocracy, einem Organisationssystem in dem sich verschiedene Teams selbst organisieren. Gerade für Springest ist das ein gutes System, da so in einem Startup mit 25 Mitarbeitern in drei verschiedenen Teams sich diese gut organisieren, und dann mit anderen Teams zusammenarbeiten oder kommunizieren können.

Diese Methodenpluralität ist natürlich eine Herausforderung, denn jede einzelne unterliegt Kaizen und wird ständig verändert und verbessert. Aber ich denke gerade für ein Startup mit jungen Mitarbeitern wie Springest ist es gut eine Art Regelwerk zu haben, mit dem man arbeiten kann und das einen gleichzeitig dazu auffordert mitzudenken und das “Große Ganze” im Auge zu behalten.

Bildquellen

  • springest: Eva Mattern, Springest.de