E-Mails mit 5 Sätzen

Wieder neulich, wieder in irgendeinem Blog und wieder merke ich erst viel später, dass das, was ich gelesen habe, sich langsam in meinen Alltag einschleicht. Diesmal geht es darum E-Mails mit maximal 5 Sätzen zu schreiben.

Der E-Mail-Wahn

Das Problem ist bekannt: massenweise verstopfen E-Mails unseren Postzugang. Manche von ihnen sind so lang, dass wir im Augenblick des Empfangs schlichtweg keine Zeit oder Lust haben sie aufmerksam zu lesen. Nicht selten habe ich dabei erst Tage später entdeckt, dass ganz am Ende etwas dringendes versteckt war. Häufig passiert es mir auch, dass ich E-Mails mehrmals lesen muss, um alle Informationen zu verdauen und als Reaktion selbst lange Antworten verfasse.

E-Mail mit 5 Sätzen

Die Lösung ist einfach und kurz (entsprechend der Aussage im Titel) unter http://five.sentenc.es zusammengefasst. Die Aussage ist, dass wir E-Mails mit möglichst kurzen Inhalten schreiben sollten. That’s it.

Das schöne an dieser einfachen Aussage ist, dass sie jeder selbst für sich interpretieren kann. Ich kann sie verwerfen oder annehmen, ohne mich rechtfertigen zu müssen, denn der Autor dieses Prinzips macht das auch nicht.

Ich gerate sehr oft in den E-Mail-Sog, wo eine Nachricht die andere jagt und diese dabei an Komplexität zunehmen. Am Ende stellt sich heraus, dass ein großer Teil der Informationen irrelevant waren. In diesem Fall hilft jedoch die bloße Maxime, nicht mehr als 5 Sätze zu schreiben wenig weiter. Es gibt dann wieder doch ausreichend Inhalte, die vermittelt werden müssen.

wohin mit dem Rest?

Was dem Ansatz fehlt sind hilfreiche Ratschläge. Hier zwei verschiedene Ansätze von mir:

E-Mails künstlich kürzen

  • statt einer schreibe ich 3 E-Mails hintereinander
  • alle Details in den Anhang packen
  • lange Schachtelsätze bauen

😉 Hier noch das Smiley, bevor der Leser diese Ratschläge zu ernst nimmt.

Alternativen suchen

Wohl eher im Sinne der Erfinder ist der Ansatz, für unterschiedliche Anforderungen auch unterschiedliche Kommunikationsmittel zu nutzen. Ich bin kein Freund vom Telefon, versuche aber ein für mich erträgliches Maß an Kommunikation dort auszulagern.

Die Lösung liegt mal wieder dazwischen

Spontan fallen mir recht viele wichtige E-Mails ein, die länger als 5 Sätze waren und die ich nicht per Telefon hätte klären können, da hier keine simultane Dokumentation der Inhalte möglich wäre. Die konsequente Umsetzung der 5-Sätze-Regel ist daher auch nicht möglich.

Viel wichtiger halte ich es daher, sich vor jeder E-Mail etwas bewusst zu machen:

  • was muss der Empfänger wissen
  • was muss der Empfänger tun

Bei diesen Fragen mache ich mir bewusst, dass auch der Empfänger andere Dinge zu tun hat als E-Mails zu lesen und zu beantworten. Daher konzentriere ich mich auf das Wesentliche und lasse lange Einführungen bleiben. Aussagekräftige Betreffzeilen und ein übersichtlicher Schreibstil mit Hervorhebungen und Absätzen erleichtern auch den Empfang langer Nachrichten ungemein.

PS: einen Überblick über Gründe, eine E-Mail nicht zu senden hat kürzlich auch beyond9to5 veröffentlicht.