Der versteckte Overhead – nicht jede Stunde ist abrechenbar

Vor einer Weile habe ich auf gruenderstory.de darüber geschrieben, welche Arbeiten ich meinen Kunden in Rechnung stelle. Heute möchte ich näher auf den Teil meiner Arbeitszeit eingehen, den ich nicht in Rechnung stelle. Der ist gar nicht so klein.

Welche Arbeiten stelle ich nicht in Rechnung?

Wie schon im genannten Artikel beschrieben, gibt es grob drei Bereiche von Kundenprojekten, die ich nicht in Rechnung stelle:

  • Erstellung von Angeboten
  • Anfragen zu neuen Aufgaben
  • Zeit für Rechnungsstellung, allg. Verwaltungsaufgaben

Das ist aber nicht alles, was ich im Rahmen meiner Selbstständigkeit ohne finanziellen Ausgleich mache. Hinzu kommt alles, was interne Organisation, Projektplanung und Marketing betrifft. Einige Beispiele:

  • Datensicherungen
  • Softwareupdates
  • meine Wochen- und Monatsplanung
  • Kauf von Equipment
  • Teilnahme an Konferenzen (z.B. meine Session auf dem WP Camp 2012)
  • und natürlich die Vorbereitung darauf
  • Reisen, Mobilität
  • Schulung, Seminare

1 Arbeitstag pro Woche

Da kommt viel Zeit zusammen

Da kommen nicht nur eine ganze Menge Tätigkeiten zusammen, sondern auch zeitlich summiert sich da einiges. Ich tracke meine Arbeitszeit nach Projekten und habe auch ein „Projekt“ für diesen „Overhead“. Allein in den Monaten August bis Oktober sind da 116 Stunden zusammengekommen. Knapp die Hälfte davon allein im Oktober, da ich da einige Projekte abgeschlossen habe und viele Gespräche zu neuen Projekten hatte. Außerdem habe ich die freie Zeit intensiv für Planungen und Projektmanagement genutzt. Und natürlich zählt da auch die Vorbereitung, Anreise und Teilnahme am WP Camp 2012 rein, was sicher alles in allem 20 Stunden geschluckt hat.

Knapp 17% Overhead

Bei einer Gesamtarbeitszeit von 670 Stunden von August bis Oktober sind das also knapp 17% Overhead. Auf eine 6-Tage-Woche gerechnet ist das also im Schnitt ein ganzer Arbeitstag.

Das klingt nach einer ganzen Menge und ist es auch. Ich halte den Umfang aber für normal und plane diese Zeit nicht nur ein, sondern nutze sie auch ganz bewusst. So habe ich zum Beispiel für meine Wochenplanung jeden Freitag 2 feste Stunden reserviert. Da werden Rechnungen geschrieben, Projektpläne aktualisiert oder Kunden kontaktiert. Sowas geht im Verlauf der Woche schnell unter, muss aber dennoch mit ganzer Konzentration erledigt werden.

Overhead mit einkalkulieren

Als Angestellter gehört der Overhead mit dazu. Wer auf stundenbasis abrechnet oder nur die Fertigstellung eines Projektes abrechnen kann, der muss den anfallenden Overhead mit in sein Honorar einkalkulieren. Mein Erfahrungsbericht dazu soll das gerade den frischen Selbstständigen und Gründern bewusst machen.

Wenn ihr eine geregelte 40-Stunden Woche haben wollt, dann könnt ihr keinen Stundensatz kalkulieren, der darauf ausgelegt ist die ganzen 160 Stunden im Monat an Kundenprojekten zu arbeiten. In meinem Fall kommen neben dem Overhead eh noch viele anderen Projekte hinzu. Auch Gruenderstory.de fällt in meine „Arbeitszeit“ auch wenn es kein kommerzielles Projekt ist.

Wie kann Overhead minimiert werden?

Ich kann und will diese Frage nicht konkret beantworten, weil sie wohl von vielen individuellen Faktoren abhängig ist. Aber einige allgemeine Hinweise kann ich vielleicht geben.

Planung und Dokumentation verringert Overhead

Zum einen glaube ich, dass eine bewusste Planung und Arbeit am Overhead zu dessen Minimierung führt. Ich arbeite zum Beispiel mit Redmine zur Planung von Projekten, Meilensteinen, Aufgaben und Dokumentation. Da habe ich alles an einem Platz und muss nicht lange in E-Mails nachsuchen oder mit dem Kunden kommunizieren. Auch für offene, aktive und beendete Projekte habe ich Listen schnell zur Hand und damit immer den Durchblick. Die Zeit, die ich für diese Planung verwendet, habe ich am Ende mehrfach raus.

Viele Projekte – viel Overhead

Ein weiterer Grundsatz ist die Anzahl der Projekte. Je mehr Projekte ich akquirieren muss, desto mehr Overhead habe ich. Wenn ich z.B. einen Webshop umsetze, dann ist das Projekt schnell so groß wie mehrere kleine Webseiten. Auch wenn der Aufwand zur Angebotserstellung aufwendiger ist, so ist er immer noch kleiner als der Aufwand für alle Kleinstprojekte zusammen. Außerdem muss ich nur einen Kunden betreuen und später abrechnen.

Je größer desto mehr Overhead

Ich werde häufig gefragt, ob ich nicht eine Agentur gründen wolle. Das kommt bisher für mich aber nicht in Frage. Im Zusammenhang mit dem Overhead ist dabei aber klar, dass sich dieser schlagartig vergrößert, sobald ich Angestellte habe. Die interne Betreuung schlägt sich nochmal auf den Overhead drauf. Wenn dann vielleicht noch ein Vertriebler hinzukommt, ist dieser praktisch zu 100% Overhead, weil er ja keine direkt abrechenbare Arbeit an Kundenprojekten durchführt. Sein Lohn schlägt sich dann auf den Stundensatz oder das Projektangebot nieder.

Habt ihr Fragen, Erfahrungen oder Anregungen die für andere Gründer interessant sein könnten? Dann freue ich mich über eure Kommentare.

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