Organisation meiner Inbox

Ich mag einen schlanken Posteingang. Daher verstaue ich e-Mails nach Erledigung in teilweise tief verzweigten Unterordnern. Im Folgenden stelle ich vor, wie deren Struktur aussieht.

Grundorganisation

Ich nutze seit Jahren ein portables Thunderbird, also eine Version, die nicht installiert werden muss und damit problemlos auf einem mobilen Speichermedium transportiert (oder gesichert!) werden kann. Dabei halte ich geschäftliche und private e-Mails in voneinander unabhängigen Ordnern. Die folgende Struktur bezieht sich nur auf den geschäftlichen Teil.

Ein Archiv-Ordner beinhaltet alle e-Mails nach Jahren geordnet. Ich kopiere also zum Jahreswechsel den Ordner „netvoki“ samt Ordnerstruktur in „Archiv > 2011“. Das hat den zusätzlichen Vorteil, dass ich sich als unpraktisch herausgestellte Strukturen neu aufsetzen kann.

Neben dem eigentlichen Hauptordner „netvoki“ gibt es weitere Ordner auf der Ebene für alles, was nicht mit dem Unternehmen zu tun hat, also z.B. mit privatem Inhalt oder zu meiner Selbstständigkeit als Entwickler. Auf diese beziehe ich mich im Folgenden jedoch nicht.

Schnellzugriff

Auszug aus der Ordnerstruktur

Die praktisch oberste Ordnung sieht wie folgt aus:

  • Anmeldungen
  • Businessadmin
  • Marketing
  • Newsletter
  • Projekte

Der Ordner Anmeldungen gehört eher in „Businessadmin“, aber da eine Zeit lang viele Registrierungsbestätigungen etc. kamen, liegt er an oberster Stelle. Ein Kandidat für Umstrukturierung.

Newsletter beinhaltet das, was der Name sagt. Die Idee war hier, Newsletter mit interessantem Inhalt zu speichern und sie später zu lesen. Schaffe ich aber nie.

Die restlichen Ordner sind deutlich komplexer untergliedert und richten sich nach den 3 Haupttätigkeiten im Unternehmen: Businessadmin (Geschäftsführung), Marketing (alles, was mit der Außenwelt kommuniziert wird) und Projekte (alles, was wir verkaufen).

 

Businessadministration

Der Order könnte auch „GeFü“ (GeschäftsFührung) heißen und beinhaltet demnach alles, was das Funktionieren der Unternehmensstruktur angeht.

Beratung beinhaltet alles vom Anwalt über den Steuer- bis zum Unternehmensberater. Die besonders aktiven haben sogar ihren eigenen Unterordner.

Förderungen / Wettbewerbe führt Unterverzeichnisse für alle Programme oder Ausschreibungen, wo noch etwas zu holen sein könnte 🙂

Für meinen Austausch mit den Gesellschaftern gibt es ebenfalls einen eigenen Ordner.

Den Ordner Lieferung und Leistung führe ich auch in Papierform. Hier kommen interessante Angebote rein, Austausch z.B. mit dem Webhosting-Unternehmen oder die letzte Bestellung bei Amazon. Auch Rechnungen sind hier zu finden, auch wenn diese wie im realen Aktenschrank im nächsten Jahr definitiv einen eigenen Ordner erhalten.

Bewerbungen auf ausgeschriebene Stellen und allgemeine Kommunikation mit Mitarbeitern kommen in den Personal-Ordner. Klar gibt es auch hier persönliche Unterordner.

Der Ordner Risikokapital ist recht neu, da auch die Suche nach Investoren neu ist. Ziel ist natürlich, dass ein Teil daraus später bei Gesellschaftern eingeordnet wird.

Marketing

In diesem Ordner geht es um das Unternehmensmarketing als Ganzes. Marketingmaßnahmen einzelner Leistungen haben bei den Projekten ihre Unterordner.

Keiner mag sie, aber man möchte die Chance, gefunden zu werden auch nicht missen. Dafür ist der Ordner Branchenverzeichnisse da.

Wow, jemand hat über uns geschrieben. Alles was uns Google Alerts zum Thema „netVoKi“ schickt kommt zum Monitoring.

Unter Netzwerk befindet sich die Kommunikation mit der allgemeinen Umgebung. Darunter ist z.B. ein Ordner für die IT-Initiative MV in der wir Mitglied sind oder wenn uns sonstige Freunde und Unterstützer schreiben.

Der noch verbleibende Ordner Veranstaltungen erklärt sich von selbst.

Projekte

Der Ordner Projekte hat 6 Unterordner. Ich werde daher hier nur exemplarisch auf zwei eingehen.

Übersetzungsagentur

Als Übersetzungsagentur arbeiten wir wiederum in Unterprojekten. Es gibt demnach einen Ordner für Angebote und einen für Aufträge. Sie enthalten jeweils Unterordner die einen kurzen Zeitstempel nach der Form 1107 für Juli 2011 enthalten, gefolgt von einem Titel des Auftrages. Wenn aus Angeboten Aufträge werden, verschiebe ich einfach den Ordner. Eine weitere Untergliederung ist nicht notwendig.

lingko Übersetzungsangebot

Das aktuelle Hauptprojekt [lingko] hat eine aufgrund der rasanten Entwicklung eher ungeordnete Struktur. Es mischen sich hier thematische Ordner mit denen von Mitarbeitern im Projekt. Letztere müssten konsequenterweise in einen entsprechenden Unterordner, den ich sofort angelegt habe.

Übersetzer sind zwar eigentlich (freie) Mitarbeiter, ich schiebe sie aber aufgrund der Masse der enthaltenen Nachrichten nicht noch eine Ebene tiefer.

Unter Marketing ist die [lingko]-eigene Außendarstellung gespeichert. Der Ordner untergliedert sich noch einmal in PR und Monitoring, wobei letzteres wie oben die schon zahlreichen Hinweise auf Erwähnungen im Netz enthält.

Der Ordner Meinungen beinhaltet Feedback zur Idee.

Zuletzt (rein alphabetisch gesehen) gibt es noch die Vertriebspartner, also alle, die uns direkt beim Verkauf unterstützen.

Gesendete Nachrichten

Die Struktur wächst und ich habe während des Schreibens dieses Artikels allein drei Ordner gelöscht oder verschoben und noch unzählige Baustellen gefunden. So wie mein Alltag aktuell aussieht, werde ich aber vor 2012 keine weiteren Änderungen vornehmen.

Einen bisher vollkommen ungeordneten Ort gibt es noch: gesendete Nachrichten. Während Antworten von mir zusammen mit den ursprünglichen Nachrichten in den Unterordnern wandern, mache ich mir bisher nicht die Mühe, neu geschriebene e-Mails zu ordnen. Dank der Suchfunktion habe ich aber auch hier bisher jede Nachricht wiedergefunden.

Bildquellen

  • einige meiner Thunderbird-Ordner: Bildrechte beim Autor